Timu ya Menejimenti ya Hospitali ya Rufaa ya Mkoa Kutakuwa na Timu ya Uendeshaji/Menejimenti ya Hospitali ya Rufaa ya Mkoa iliyoundwa kulingana na Mwongozo uliotolewa kwa pamoja, Wizara ya Afya na TAMISEMI 2008 na kupitiwa February, 2019. Aidha Timu ya Uendeshaji/ Menejimenti inaundwa na Wakuu wote wa Idara na Vitengo. Timu hii, kama ilivyotamkwa Sura 3.2 ya Mwongozo huu, ina Jukumu kuu la “Uendeshaji wa kila siku wa Hospitali ya Rufaa ya Mkoa”. Hivyo, wakuu wa Idara na Vitengo, nje ya majukumu yao ya Kitaaluma katika idara na vitengo vyao, wanawajibika kwa pamoja (collectively) kiuendeshaji kutekeleza yafuatayo: 

a. Kusimamia uendeshaji wa kila siku wa Hospitali ya Rufaa ya Mkoa; 

b. Kuandaa Mpango Mkakati wa Hospitali (Five Year Hospital Strategic Plan) utokanao na Mpango Mkakati wa Sekta ya Afya (HSSP);

 c. Kuandaa Mpango Kabambe wa Utekelezaji wa Mwaka wa Hospitali ya Rufaa ya Mkoa (CHOP) na Mpango wa Ununuzi wa mwaka (Annual Procurement Plan) wa Hospitali na kusimamia utekelezaji wa mipango hiyo kwa kuzingatia taratibu, sheria na kanuni zilizopo; 

d. Kufanya usimamizi wa ndani wa hospitali (ISS) na kutoa ushauri wa kitaalam kwa menejimenti za idara husika ndani Hospitali ya Rufaa ya Mkoa;

e. Kufanya Usimamizi shirikishi wa kitaalam (Clinical Supportive Supervision) kwa hospitali za Wilaya ngazi ya halmashauri na kutoa ushauri wa Kiufundi kwa Timu za Uendeshaji/ Menejimenti ya Huduma za Afya Wilaya na Mkoa; 

f. Kusimamia ubora wa huduma za tiba kwa kuzingatia maadili ya kitaaluma; 

g. Kutafsiri miongozo ya uendeshaji huduma za afya ngazi ya Hospitali ya Rufaa ya Mkoa;

h. Kusimamia rasilimali za Hospitali kwa kuzingatia sheria, kanuni na miongozo ya Serikali iliyopo; 

i. Kuandaa taarifa za utekelezaji wa mipango yote ya Hospitali na kuwasilisha kwenye Bodi, Mkoa na Wizara ya Afya

Aidha katika kutekeleza wajibu wao kiuendesheji, Timu hiyo itatekeleza kazi zifuatazo ndani ya majukumu yao: 

Majukumu Wajibu-Kazi Jukumu

 1: Uaandaji wa Mipango · Kuandaa Mpango Mkakati wa miaka 5-wa Hospitali na nakala kuwasilishwa Wizara ya Afya; · Kufuatilia na kufanya tathmini ya kipindi kati ya utekelezaji wa Mpango Mkakati na kurekekebisha malengo inapolazimu; · Kuandaa Mpango wa Utekelezaji wa Hospitali wa mwaka mmoja (CHOP) ambao ni shirikishi na unatokana na matumizi ya taarifa zilizokusanywa ndani ya Hospitali na kuuwasilisha Wizara ya Afya kulingana na Mwongozo wa “Uandaji wa CHOP”; · Kuwashirikisha wadau, ikiwemo Bodi ya Ushauri na wafanyakazi wote wa Hospitali katika utekelezaji wa Mpango Mkakati na Mpango wa Mwaka wa Utekelezaji.

Jukumu 

2: Ufuatiliaji na uaandaji Taarifa/ Ripoti

· Kuandaa ripoti za kitaalamu na Fedha (Technical & Financial) za kila robo na mwaka na kuwasilisha ngazi huska kulingana na miiongozo iliyotolewa; · Kuratibu na kufuatilia utekelezaji wa kazi na shughuli (vipau-mbele) zilizopangwa kwenye CHOP; · Kuandaa na kutunza kumbukumbu za vikao vya ufuatiliaji vya kila mwezi; · Kufuatilia utekelezaji na uimarishaji wa ubora wa huduma zitolewazo na hospitali kupitia dhana ya 5S KAIZEN TQM ikiwa ni pamoja na kazi za kila siku za QIT na WITs; · Kufuatilia malalamiko na maoni ya wateja wa “Nje na Ndani” (wananchi na Watoa huduma) na kuchukua hatua za kuboresha huduma kulingana na yaliyojitokeza, ikiwa ni pamoja na kutoa mrejesho kwa walalamikaji.

Majukumu Wajibu-Kazi Jukumu 

3: Usimamizi wa Rasilimali Watu · Kudadavua hali ya Rasilimali watu katika hospitali kwa kuzingatia Taarifa sahihi zilizopo k.v. HRHIS na GoTHOMIS, · Kuandaa mahitaji halisi ya rasilimali watu kulingana na matokeo ya udadavuzi wa taarifa mbali mbali na yaliyoidhinishwa kwenye Ikama.  · Kuaanda bajeti ya mishahara ya watumishi wa Hospitali na kuwasilisha Wizara ya Afya · Kuhakikisha Hospitali imepata watoa huduma wa kutosha kulingana na huduma zitolewazo na hospitali; · Kuimarisha utendaji wa watumishi wa hospitali sehemu zote za huduma kupitia mfumo wa Open Performance Review and Appraisal System   (OPRAS); · Kutayarisha na hakikisha kila mtumishi wa Hospitali amepewa majukumu, kazi/shughuli (job and task description) na hadidu za rejea inapolazimu, kulingana na wajibu aliopewa na menejimenti na kusimamia utekelezaji wake; · Kutathimini na kuandaa mahitaji ya mafunzo na maendeleo ya taaluma ya watumishi waliopo hospitali; · Kuhakikisha uwepo wa succession plans kwa kila idara na sehemu zake; · Kubuni, kupanga/kuweka utaratibu na kutoa motisha kwa watumishi/ watoa huduma kulingana na miongozo iliyopo ya kiutumishi na ya wizara; · Kutatua migogoro kazini na kuchukua hatua za kinidhamu kulingana na taratibu zilizoidhinishwa za kiutumisha na kitaaluma. Jukumu 4: Usimamizi wa upatikanaji na Matumizi ya Rasilimali Fedha · Kuimarisha ukusanyaji wa mapato ya fedha kutoka vyanzo mbali mbali k.v.   Papo kwa papo, NHIF, n.k. · Kubuni na Kuimarisha mbinu za uchangiaji wa rasilimali toka kwa wadau (k.v. fund raising, donation activities) kuendeleza miradi ya hospitali; · Kusimamia, kufuatilia na kudadavua ripoti za mapato na matumizi ya fedha na rasilimali za hospitali na kuwasilisha ngazi husika kwa kufuata miongozo iliyotolewa na Wizara; · Kudadavua na kutathimini mapato na matumizi ya fedha ya kila mwezi, kuanda ripoti na kuwasilisha wizara ya afya;  · Kuandaa na kujibu hoja/ mapendekezo ya ukaguzi kwa wakati; · Kufuatilia taratibu za utekelezaji na upitishaji wa misamaha mara kwa mara na kutunza kumbukumbu sahihi. Jukumu

 5: Usimamizi wa Rasilimali Vitu, Dawa, Vitendanishi, vifaa, na Vifaa Tiba · Kuandaa mahitaji ya mwaka ya dawa, vifaa, vifaa tiba na vitendanishi kwa kuzingatia Standard Treatment Guideline na Orodha ya Dawa Muhimu (EML) na kuawasilisha Wizarani; · Kuagiza kwa wakati na kusambaza dawa, vifaa tiba, vitendanishi na mahitaji mengine hospitalini kwa kufuata utaratibu uliowekwa na wizara k.v. eLMs; · Kusimamia utekelezaji na kuimarisha ubora wa huduma katika kuagiza, kutunza na kusambaza dawa, vifaa, vifaa tiba na vitendanishi kupitia dhana ya 5S KAIZEN; na Kukinga na kuzuia maambukizi (Infection Prevention Contro-IPC, etc.) · Kusimamia utendaji wa Kamati ya Dawa, Vitendanishi na Vifaa tiba ya Hospitali; · Kuhakikisha kuwepo kwa dawa za kutosha ikiwa ni pamoja na kusimama matumizi salama (rational use) katika hospitali; · Kuweka na kutunza kumbukumbu sahihi za rasilimali zote (k.m. ledgers, tally/bin cards, issue vouchers; · Kusimamia miundombinu yote ya hospitali:  Majengo, magari, Mashine, n.k. ikiwa ni pamoja na kutekeleza mpango wa matengenezo Kinga Hospitalini (PPM).

Majukumu Wajibu-Kazi Jukumu 

6: Usimamizi wa Ukusanyaji, Utunzaji, Matumizi ya Taarifa na Tafiti · Kuhakikisha kila idara, wadi inakusanya na kutunza kumbukumbu sahihi kwa huduma zitolewazo kwa wagonjwa wa Nje na Ndani (OPD & IPD hospital services); kulingana na miongozo ya MTUHA; · Kuandaa Taarifa/ripoti zote za Utekelezaji na za MTUHA ikiwa ni pamoja na kutengeneza RRH Perfomance Profile Report na kuwasilisha wizara ya Afya na ngazi ya Mkoa- (RHMT); · Kudadavua, kujadili na kutumia taarifa-data zilizokusanywa hospitalini kwa ajili ya kuboresha mapungufu na kushikilia/kuendeleza mazuri yaliyobainika; · Kuhamasisha idara /watumishi kufanya Tafiti za uuendeshaji ili kubaini changamoto sehemu za kazi na kuzitatua kwa kutumia dhana ya KAIZEN. Jukumu 

7: Usimamizi wa mfumo wa Huduma za Rufaa · Kuhakikisha hospitali ina uwezo wa kutekeleza majukumu yake yaliyokusudiwa ya Hospitali ya Rufaa ya Mkoa kama ilivyoainishwa kwenye Mwongozo wa Majukumu na Kazi za Mfumo ya Afya Mkoani (2019), CHOP Guideline (2019) na Guideline for establishment of RRHAB (2016) · Kuhakikisha Mfumo na uendeshaji wa masuala ya rufaa katika hospitali unatekelezwa kwa ubora kulingana na taratibu, miongozo, vigezo na kanuni zilizotolewa na wizara; hii ni pamoja na kuwepo na huduma nzuri za mawasiliano na utambuzi-Maabara na x-ray; · Kutunza kumbukumbu za rufaa zinazopokelewa na zinazotoka kwenda hospitali za kanda, maalum au Taifa; hii inajumuisha kuweka kumbukumbu za wagonjwa wanaorejeshwa toka hospitali hizo na kutoa mrejesho kwa hospitali zilizopeleka rufaa hospitalini hapo; · Kuhakikisha hospitali imejianda vyema kwa kutoa huduma za dharura na maafa ikiwa ni pamoja na kuhakikisha kuwepo kwa mahiaji husika na watumishi waliopata mafunzo.

· Kusimamia ubora na kufuatilia utoaji wa kila siku wa huduma Tiba na Uuguzi (clinical & nursing care services) ikiwa ni pamoja na kufanya ukaguzi wa mara kwa mara sehemu zote za huduma hospitalini; · Kufanya Usimamizi shirikishi (ISS) kila robo mwaka ndani ya hospitali – idara na wodi zote ikijumuisha mafunzo kazi (coaching & mentoring) kulingana na mwongozo wa ISS;  · Kuandaa Ripoti ya kila robo mwaka ya usimamizi shirikishi (ISS) kama kiambata kimojawapo cha ripoti ya utekelezaji wa CHOP na kuwasilisha wizarani na nakala kuwasilishwa kwa RHMT; · Kutoa mrejesho wa matokeo ya ufuatiliaji na usimamizi shirikishi kwa idara na sehemu za huduma ndani ya hospitali na kusimamia utatuzi wa changamoto zilizoibuliwa; · Kupanga na kufanya usimamizi shirikishi wa kitaaluma na mafunzo kazi kwa Hospitali za Wilaya kwa kuzingatia yanayobainika hususan kwenye rufaa za wagonjwa wanaopokelewa kutoka hospitali za wilaya kwa kuishirikiana na RHMT; · Kutoa mrejesho wa Usimamizi shirikishi katika hospitali ya Wilaya kwa RHMT na CHMT na nakala kuwasilishwa wizarani;.

 9: Uimarishaji Afya, elimu na Kinga ya Magonjwa· 

 kwa Kutoa Elimu ya Afya kwa wateja/wananchi kuhusu kujikinga na maradhi, hii ikiwa ni pamoja na kutangaza huduma hospitali husika;  Kuhakikisha Mfumo na taratibu za Kukinga na Kuzuia Maambukizi (Infection Prevention Control- IPC) na Usalama (Patient/Provider Safety) hospitalini zinatekelezwa na kufuatwa ipasavyo;  Kuandaa Mpango madhubuti wa uzuiaji/udhibiti wa magonjwa na unatekelezwa; · 

Kuhakikisha Mazingira ya Hospitali ni masafi na yanavutia wateja; · Kusimamia ukusanyaji, utunzaji na utupaji wa taka ngumu na laini zinazozalishwa hospitalini.

10: Usimamizi wa Huduma za Dharura ·

 Kuandaaa Mpango Madhubuti wa Hospital kushughulikia Dharura na Maafa na kusimamia Utekelezaji wake kwa kuzingatia Mwongozi uliotolewa na Wizara; · 

Kuandaa Timu itakayoshughulikia dharura na maafa yanapotokea hii ikiwa ni pamoja na kuipa mafunzo na majaribio ya kuifanya  Timu kuwa tayari nyakati zote; · 

Kutayarisha Taratibu za Utekelezaji Bora (SOPs) inapotokea Dharura; · 

Kuhakikisha uwepo wa Dawa, vifaa na mahitaji muhimu kwa ajili ya kushughulikia dharura.